องค์กรสมรรถนะสูง (High Performance Organization )

 

เรียบเรียงโดย นางตำแหน่ง  สินสวาท

 นักวิชาการสาธารณสุขเชี่ยวชาญ ศูนย์อนามัยที่ 6

 

              สวัสดีค่ะ เอกสารชุดนี้ขอนำเสนอแนวคิดในเรื่องสมรรถนะขององค์กรซึ่งถือว่าเป็นแนวคิดใหม่ที่หน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชนให้ความสนใจนำมาใช้ในการพัฒนาองค์กรให้มีผลการปฏิบัติงานตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้  ซึ่งหมายถึง”องค์กรสมรรถนะสูง”

           สมรรถนะขององค์กรกับสมรรถนะของบุคลากรมีความแตกต่างกันค่ะ องค์กรที่มีสมรรถนะสูง ภาอังกฤษใช้คำว่า High Performance Organization: HPO แต่สมรรถนะของบุคคล ภาษาอังกฤษใช้คำว่า Competency สมรรถนะขององค์กรมุ่งเน้นระบบต่าง ๆ ที่เป็นกลไกภายในขององค์กร ว่าจะพัฒนาให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นได้อย่างไร ส่วนสมรรถนะของบุคคลมุ่งเน้นว่าจะทำอย่างไรจึงจะพัฒนาความรู้ความสามารถที่ผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องมีในแต่ละตำแหน่งให้สามารถปฏิบัติงานบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้  สาระสำคัญของ HPO เป็นอย่างไร  ขอให้ท่านได้อ่านจนจบแล้วนำไปเปรียบเทียบกับองค์กรที่ท่านปฏิบัติงานอยู่ในปัจจุบันว่ามีสมรรถนะสูงหรือต่ำอย่างไร  เพื่อจะได้พัฒนาและปรับปรุงองค์กรของท่านให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น   องค์กรที่ว่านี้หมายถึงองค์กรทุกระดับนะค่ะ ไม่ว่าจะเป็นระดับกรม  ระดับสำนัก/กอง และองค์กรศูนย์อนามัยที่ 6 ที่ท่านปฏิบัติงานอยู่ ก็สามารถนำมาเปรียบเทียบกับเกณฑ์นี้ได้

   องค์กรสมรรถนะสูงคืออะไร (High Performance Organization ) : HPO คือการเป็นองค์กรที่เก่ง มีแผนงานรองรับกับสภาวะต่างๆอย่างชัดเจน มีการวิเคราะห์สถานการณ์ที่สามารถกระทบต่อการทำงานจากรอบด้านทุกมุมมอง  ทำให้สามารถปฏิบัติภารกิจบรรลุตามวัตถุประสงค์ได้อย่างมี  ประสิทธิภาพตรงตามเวลา และคุณภาพของผลงานดีเยี่ยมเป็นที่ยอมรับ หรือ นักวิชาการบางท่านเรียกว่าองค์กรที่เป็นเลิศ  (Excellence  Organization)

        จากคำนิยามดังกล่าวจะเห็นได้ว่าในอดีตเรามองกันเพียงว่าองค์กรหรือหน่วยงานที่เก่ง หรือมีสมรรถนะสูงคือ องค์กรที่สามารถทำงานบรรลุเป้าหมายที่กำหนด ระบบภายในขององค์กรเป็นอย่างไรไม่สำคัญ  ทำให้บางครั้งการบรรลุเป้าหมายเกิดจากปัจจัยอื่นๆไม่ได้เกิดจากองค์กร หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งได้ว่าหน่วยงานทำงานสำเร็จเพราะโชคช่วย ซึ่งลักษณะเช่นนี้จะไม่ยั่งยืนเพราะไม่มีระบบที่ดี  แนวคิดใหม่มองว่าเพียงบรรลุเป้าหมายที่กำหนดยังไม่พอ แต่องค์กรนั้นจะต้องมีระบบการบริหารจัดการภายในที่ดีด้วยจึงจะเป็นองค์กรที่มีสมรรถนะสูง และเกิดความยั่งยืนในการทำงานในระยะยาว 

       ในการบริหารจัดการระบบภายในขององค์กรเพื่อให้องค์กรเป็นองค์กรที่มีสมรรถนะสูงนั้น มีเครื่องมือ หรือเทคนิคที่นำมาใช้หลายอย่างขึ้นอยู่กับองค์กรใดจะเลือกใช้ สำหรับประเทศไทย สำนักงาน ก.พ.ร. ได้ร่วมกับสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติจัดทำเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ (Public Sector Management Quality Award :PMQA)  เพื่อเป็นแนวทางให้หน่วยราชการใช้ในการประเมินตนเองเพื่อก้าวไปสู่องค์กรสมรรถนะสูง

 

              องค์กรสมรรถนะสูงตามหลักเกณฑ์ PMQA ประกอบด้วย 7 มิติ  ดังนี้

 

มิติที่ 1  การนำองค์กร   ในมิตินี้ให้ความสำคัญกับผู้บริหารองค์กร กล่าวคือองค์กรใดจะมีสมรรถนะสูงหรือไม่นั้นสามารถดูได้จากผู้บริหารว่ามีลักษณะที่สำคัญดังต่อไปนี้หรือไม่ เช่น มีการกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ ค่านิยม ทิศทาง มีการสื่อสารที่ดี มีการกำหนดจริยธรรมในองค์กร มีวิธีการสร้างบรรยากาศ ผลักดัน การกระจายอำนาจให้บุคลากร มีการกำกับ  มีการทำงานเป็นระบบ และมีการป้องกันการทุจริต  มีการทบทวนผลการดำเนินการขององค์กร  (คำว่าผู้บริหารองค์กรในที่นี้หมายถึง ผู้ที่มีบทบาทสำคัญในการนำองค์กร กำหนดแนวทางการทำงานรวมทั้งตัดสินใจ เช่น หากเป็นองค์กรระดับกรมผู้บริหาร ได้แก่ อธิบดี รองอธิบดี หากเป็นหน่วยงานระดับสำนัก/กอง ผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการสำนัก/กอง  หากเป็นกลุ่มงาน ผู้บริหารก็คือ หัวหน้ากลุ่มงาน)

 มิติที่ 2  การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์    มิตินี้ถือเป็นหัวใจในการกำหนดทิศทางขององค์กร ซึ่งในเบื้องต้นต้องมีการกำหนดความท้าทายต่างๆ ที่สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 กลุ่มคือ 1.ความท้าทายภายในองค์กร 2. ความท้าทายภายนอกองค์กร และ3.ความท้าทายด้านอื่นๆ สิ่งที่ต้องทำหลังจากรู้ถึงปัญหาความท้าทายและอุปสรรคแล้วคือ การวางแผนยุทธศาสตร์  และดำเนินการตามยุทธศาสตร์ องค์ประกอบที่สำคัญสำหรับมิตินี้คือมีการวางแผนที่ยืดหยุ่นปรับเปลี่ยนต่อการเปลี่ยนแปลงได้และถ่ายทอดแผนไปสู่การปฏิบัติอย่างชัดเจน  นอกจาดนั้นมีการกำหนดเป้าหมาย   การเชื่อมโยงเป้าหมาย  เข้ากับวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร

                   การมีแผนยุทธศาสตร์ มิได้หมายความว่าจะต้องทำเป็นรูปเล่มเสมอไป เพียงแต่ผู้บริหารองค์กรมีการกำหนดทิศทางการทำงานของหน่วยงานที่ชัดเจน  คนในหน่วยงานมีความเข้าใจตรงกันเท่านี้  ก็ถือว่ามีแผนยุทธศาสตร์ที่ดีแล้วค่ะ

มิติที่ 3 การให้ความสำคัญกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย  มิตินี้เน้นให้เห็นถึงความสำคัญกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งอาจเป็นได้ตั้งแต่ประชาชน ผู้ประกอบการ และส่วนราชการอื่นๆ ที่ได้รับผลกระทบต่อนโยบายขององค์กร การจัดการที่ดีในมิตินี้จะนำไปสู่การกล่าวถึงภาพลักษณ์ขององค์กรในทางที่ดี องค์ประกอบที่สำคัญคือ มีการสำรวจ การเก็บข้อมูล  การวัดความพึงพอใจของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพร้อมรับฟังความคิดเห็น เพื่อใช้ในการออกแบบและปรับปรุงการให้บริการ

มิติที่ 4 การวัด การวิเคราะห์ และการจัดการความรู้   มิตินี้ให้ความสำคัญกับการจัดเก็บข้อมูล จัดองค์ความรู้  และวิเคราะห์ โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ องค์ประกอบที่สำคัญสำหรับมิตินี้คือ  มีการเก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่องเพื่อใช้ในการวิเคราะห์แก้ไขปัญหา  การตัดสินใจในการปฏิบัติงาน  รวมทั้งการสร้างนวตกรรม

 มิติที่ 5 การมุ่งเน้นทรัพยากรบุคคล การมุ่งเน้นทรัพยากรบุคคลด้วยการตอบสนองความพึงพอใจของบุคลากรในด้านต่างๆ ควบคู่ไปกับการพัฒนาความรู้ความสามารถ และการเพิ่มศักยภาพ ซึ่งมีองค์ประกอบสำคัญคือให้โอกาสบุคลากรมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดและการนำความคิดไปปฏิบัติเพื่อปรับปรุงองค์กร

มีการสื่อสาร  การแลกเปลี่ยนความรู้หรือทักษะระหว่างบุคลากรภายในและนอกองค์กร  มีระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากร และมีระบบการให้รางวัลและสิ่งจูงใจเพื่อสนับสนุนให้บุคลากรมีขวัญกำลังใจ มีการสร้างเส้นทางความก้าวหน้าให้กับบุคลากร พร้อมมีระบบในการพัฒนา เช่น การเตรียมบุคลากรสำหรับตำแหน่งผู้บริหารหรือตำแหน่งที่มีความสำคัญต่อภารกิจหลักขององค์กรมีการพัฒนาความรู้ ทักษะ และความสามารถของบุคลากร  มีการส่งเสริมด้านสุขภาพ การปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงาน ให้เหมาะสมกับการปฏิบัติงาน มีการมอบหมายงานที่ท้าทายและเหมาะสมเพื่อให้เกิดความรับผิดชอบต่อองค์กร

 มิติที่ 6 การจัดการกระบวนการ   มิตินี้ครอบคลุมตั้งแต่กระบวนงานภายในองค์กร และกระบวนงานที่มีผลต่อประชาชน เช่นการกำหนดนโยบายต่างๆ โดยมีองค์ประกอบคือ  มีกระบวนงานที่สนับสนุนบุคลากรในการทำงานเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมาย มีความเชื่อมโยงระหว่างกระบวนงานที่สร้างคุณค่าและตัวชี้วัดที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์กร มีการใช้เทคโนโลยีและวิธีที่เหมาะสมในการเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิตเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์หลักของกระบวนงาน  มีการปรับปรุงกระบวนงานหลักและกระบวนการสนับสนุนของหน่วยงานอย่างสม่ำเสมอโดยใช้ข้อมูลป้อนกลับจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย มีวิธีการจัดการกระบวนงานให้มีประสิทธิภาพเพื่อลดขั้นตอนในการทำงาน และมีการตรวจสอบกระบวนงานที่มีความเสี่ยงสูงเช่น งานด้านการเงิน พร้อมหาทางป้องกัน

 มิติที่ 7 ผลลัพธ์การดำเนินการ  ในมิตินี้เป็นผลที่เกิดจากการบริหารจัดการองค์กรในมิติที่ 1 ถึงมิติที่ 6 โดยผลลัพธ์การดำเนินการแบ่งออกเป็น 4 มิติตามหลักการของ Balanced Scorecard  คือ

1.มิติด้านประสิทธิผลตามแผนยุทธศาสตร์ขององค์กร 2.มิติด้านคุณภาพการให้บริการ 3.มิติประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน 4. มิติด้านการพัฒนาองค์กร  ผลลัพธ์ตามมิตินี้เป็นผลลัพธ์ที่เกิดจากระบบการทำงานที่ดีของระบบต่างๆในมิติที่ 1-6 หากระบบดีก็เชื่อว่าผลลัพธ์จะออกมาดีและมีความยั่งยืน แต่หากระบบต่างๆไม่ดี ผลลัพธ์ในระยะสั้นอาจออกมาดี แต่ในระยะยาวจะมีปัญหาอย่างแน่นอน

              จากเกณฑ์ที่นำเสนอทั้งหมดข้างต้น เป็นสาระสำคัญโดยย่อๆ ยังมีรายละเอียดอีกมาก  คิดว่าคงพอจะทำให้ท่านผู้อ่านมองเห็นภาพองค์กรที่มีสมรรถนะสูงหรือองค์กรความเป็นเลิศนั้น จะต้องมีลักษณะที่สำคัญอะไรบ้าง  ณ จุดนี้ท่านมีแนวคิดใหม่ๆในการพัฒนากลุ่มงาน….และองค์กรของเราในใจแล้วหรือยัง……ขอบคุณค่ะ

**********************