กิจกรรมวิชาการ - กรมอนามัย
 
Facebook
ชื่อกิจกรรมวิชาการ
ชื่อ/Titleการจัดการความรู้ KM งานบริหาร
ชื่อ Alternativeการจัดการความรู้ KM งานบริหาร
ผู้จัดทำ/Creator
ชื่อผู้จัดทำ/Creatorงานบริหาร
หน่วยงาน/Org Nameกลุ่มพัฒนาความร่วมมือทันตสาธารณสุขระหว่างประเทศ
E-Mailicohstaff@icoh.org
เนื้อหาย่อ/Description
เนื้อหาย่อ/Abstract กลุ่มพัฒนาความร่วมมือทันตสาธารณสุขระหว่างประเทศ จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ตามโครงการ การจัดการความรู้ ครั้งที่ 2 ประจำปีงบประมาณ 2554 โดยมีหัวข้อเกี่ยวกับ งานบริหาร มีผู้นำเสนองานในความรับผิดชอบของฝ่ายบริหารงานทั่วไปจำนวนทั้งสิ้น 8ท่าน ที่ประชุมประกอบด้วยข้าราชการ พนักงานราชการ เจ้าหน้าที่ จำนวนทั้งสิ้น 19ท่าน ในการแลกเปลี่ยนแรียนรู้ครั้งนี้ทำให้ได้รับทราบถึง ภาพรวมของงานในฝ่ายบริหารงานทั่วไป งานแผนงานและงบประมาณ งานพัสดุ งานการเงินและบัญชี งานสนับงานสารบรรณ งานการเจ้าหน้าที่ งานยานพาหนะ และอาคารสถานที่ ทั้งนี้ผู้นำเสนอได้นำเสนอถึงงานในความรับผิดชอบ ปัญหาอุปสรรค ปัจจัยความสำเร็จของงาน และที่ประชุมได้ซักถาม ในประเด็นที่สงสัยและสนใจ และได้มีการดำเนินการกระบวนการ AAR ในท้ายการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ พร้อมทั้งกำหนดหัวข้อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในครั้งต่อไป
สารบัญ/Table Of Contents
บทสรุป/Summary
Note
URL
 
เนื้อเรื่อง
การพัฒนาสมรรถนะบุคลากรฝ่ายบริหารทั่วไป
โดยใช้กระบวนการจัดการความรู้ เป็นเครื่องมือในการพัฒนา

รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
1.ทพญ.ศันสณี รัชชกูล
2.ทพญ.ทิพาพร เสถียรศักดิ์พงศ์
3.ทพ.วุฒิชัย ชุมพลกุล
4.ทพ.แมนสรวง วงศ์อภัย
5.นายจุมพล พรหมสาขา ณ สกลนคร
6.นางน้ำผึ้ง รัตนพิบูลย์
7.นายสุพจน์ ชำนาญไพร
8.นางราตรี เหนือกลาง
9.นางลัดดา สเก็ดเกล้า
10.นางรชยา วรรณมะกอก
11.นายพิชิต สุขชัย
12.นางสุรีย์ ขันยาว
13.นางจรัสรัตน์ มุ่งงาม
14.นายนวพล โพธิป้อม
15.นายธวัชชัย สุธาชัย
16.นางวิศัลย์ศยา จิระประภาโชค
17.น.ส.วิสเพ็ญ กิจธเนศ
18.น.ส.ภิญญาพัชญ์ บุขุนทด
19.นายเทิดพงศ์ คำพันธ์

วาระที่1 นำเสนอภาพรวมของงานในฝ่ายบริหารงานทั่วไป
1.คุณราตรี เหนือกลาง หัวหน้าฝ่ายบริหารงานทั่วไป กล่าวถึง ความหมายของงานบริหารทั่วไป
    - การบริหารทั่วไปเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดระบบบริหารองค์กรให้บริการบริหารงานอื่นๆ บรรลุผลตามมาตรฐาน คุณภาพและ เป้าหมายที่กำหนดไว้
    - มีบทบาทหลักในการประสานส่งเสริม สนับสนุนและการอำนวยการ ความสะดวกต่างๆ ในการให้บริการแก่บุคลากรในหน่วยงาน เช่นการจัดหาวัสดุอุปกรณ์ การจัดการสิ่งแวดล้อม
    - มุ่งพัฒนางานตามหลักการบริหารงานที่มุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ของงานเป็นหลัก โดยเน้นความโปร่งใส ความรับผิดชอบที่ตรวจสอบได้ตลอดจน การมีส่วนร่วมของบุคคล เพื่อให้หน่วยงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
วัตถุประสงค์
    - เพื่อให้บริการ สนับสนุน ส่งเสริม ประสานงานและอำนวยการ ให้การปฏิบัติงานของหน่วยงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อยมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
    - เพื่อสนับสนุน ประชาสัมพันธ์ เผยแพร่ข้อมูลข่าวสารและผลงานของหน่วยงานให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อ ความเข้าใจเจตคติที่ดี เลื่อมใส ศรัทธา
ขอบข่ายงาน งานบริหารทั่วไปได้จัดเป็นกลุ่มงานที่มีขอบข่ายของงานดังนี้ คือ
    - งานสารบรรณ งานธุรการ
    - งานการเงินและบัญชี
    - งานพัสดุ
    - งานยานพานะและอาคารสถานที่
    - งานการเจ้าหน้าที่
    - งานแผนงานและงบประมาณ
อัตรากำลัง ฝ่ายบริหารงานทั่วไป ๑๑ อัตรา
นางราตรี เหนือกลาง ตำแหน่ง เจ้าพนักงานธุรการ ชำนาญงาน หัวหน้าฝ่าย
นางลัดดา สเก็ดเกล้า ตำแหน่ง เจ้าพนักงานธุรการ ชำนาญงาน
นางรชยา วรรณมะกอก ตำแหน่ง เจ้าพนักงานธุรการ ชำนาญงาน
นางจรัสรัตน์ มุ่งงาม ตำแหน่ง พนักงานพิมพ์ ระดับ ส ๓
นายนวพล โพธิป้อม ตำแหน่ง พนักงานพิมพ์ ระดับ ส ๓
นางสุรีย์ ขันยาว ตำแหน่ง พนักงานรับโทรศัพท์ บ ๑
นายพิชิต สุขชัย ตำแหน่ง พนักงานขับรถ ส๑
นางวันเพ็ญ วงศ์ศรีสุข** ตำแหน่ง คนครัว ส๑
นางวิศัลย์ศยา จิระประภาโชค ตำแหน่ง เจ้าพนักงานการเงินและบัญชี
นายอินสน จันแก้ว ตำแหน่ง คนสวน
นายเทอดพงศ์ คำพัน ตำแหน่ง พนักงานขับรถ
 
โครงสร้างการกำกับดูแล ภายในฝ่ายบริหารงานทั่วไป

 
บัญญัติ 10 ประการ ของฝ่ายบริหารทั่วไป
1. ทำงานเป็นทีม
2. มีความจริงใจต่อกันและกัน
3. มีความสามัคคีร่วมมือ ร่วมใจทำงาน
4. มีวินัย
5. มีคุณธรรม (จริยธรรม ศีลธรรม)
6. มีความซื่อสัตย์
7. ให้ความช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
8. ปฏิบัติตามกฎระเบียบ
9. มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี
10.พัฒนาทีมงานอย่างต่อเนื่อง
บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ ของหัวหน้าฝ่ายบริหารทั่วไป
    หัวหน้าฝ่ายบริหารทั่วไป มีหน้าที่ควบคุม กำกับดูแล ตรวจสอบ และตรวจทานการปฏิบัติงานด้านต่างๆของฝ่ายบริหารทั่วไป ให้เป็นไปตามระบบ กรอบระเบียบมาตรฐานงานให้ถูกต้อง ครบถ้วน ภายในกำหนดเวลาตามมาตรฐานงาน และ แก้ไขปัญหาอุปสรรคที่พบเบื้องต้น เพื่อทำให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดี
เทคนิคการทำงานให้ประสบผลสำเร็จ
    - ศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมอยู่เสมอ
    - พัฒนาตนเอง อย่างต่อเนื่อง
    - เน้นการทำงานเป็นทีม
    - ยอมรับเทคโนโลยีใหม่ๆ ปรับตัวให้ทันสมัยอยู่เสมอ
    - รับฟังข้อเสนอแนะ ข้อคิดเห็น เพื่อปรับปรุงงานให้ดีขึ้น
ปัจจัยที่ทำให้งานสำเร็จ
    - การตั้งเป้าหมาย กำหนดตัวชี้วัดแต่ละงานไว้ เช่น การกำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จ การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ ความถูกต้องของงาน
    - การจัดทำแบบประเมินความพึงพอใจของผู้รับบริการแล้วนำมาปรับปรุงแก้ไข
    - แสวงหาความรู้ จากเครือข่าย การเข้ารับการศึกษาอบรมตามที่เจ้าภาพแต่ละงานจัดขึ้น เช่น อบรมสัมมนาหัวหน้าฝ่ายบริหาร ศึกษาจากหนังสือเวียน ค้นคว้าจากอินเตอร์เน็ต
    - จัดการความรู้ ด้วยการสอนงานกันในฝ่าย อย่างไม่เป็นทางการ การถาม ตอบกันในฝ่าย ลองทำดู
    - มีคู่มือการทำงาน flowchart แต่ละงานไว้ครบถ้วน
    - ได้รับความร่วมมือ ร่วมใจกันในฝ่าย
    - ผู้บังคับบัญชาให้กำลังใจ สนับสนุนวัสดุอุปกรณ์ในการทำงาน
ข้อเสนอแนะ :ไม่มี
2.งานพัสดุ นำเสนอโดยคุณลัดดา สเก็ดเกล้า กล่าวถึง รับผิดชอบงานพัสดุ ทั้งการซื้อ การจ้าง มีขอบข่าย ดังนี้
1. วิธีตกลงราคา วงเงินการจัดซื้อ/จ้าง ครั้งหนึ่งไม่เกิน100,000 บาท
2. วิธีสอบราคา วงเงินการจัดซื้อ/จ้าง ครั้งหนึ่งเกิน100,000 บาท แต่ไม่เกิน 2,000,000 บาท 3. วิธี ประกวดราคา การซื้อ/จ้าง ครั้งหนึ่ง เกิน 2,000,000 บาท
4. วิธี พิเศษ การซื้อ/จ้าง ครั้งหนึ่ง ซึ่งมีราคาเกิน 100,000 บาท
5. วิธี กรณีพิเศษ การซื้อ/จาก จากหน่วยงานราชการที่เป็นผู้ผลิตสินค้า หรือตามกฎหมายหรือ คณะรัฐมนตรีกำหนดให้ซื้อ/จ้าง
6. จัดหาโดยวิธีประมูลทางอีเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Auction วงเงินตั้งแต่ 2,000,000 บาท ขึ้นไป
รับผิดชอบในการจัดทำ Po ผ่านทาง webonline
    ในการจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่ 5,000 บาท ขึ้นไป พร้อมจัดทำ SOP เพื่อรายงานกรมอนามัย 3 งวด/ 1 ปี งบประมาณ
    งวดที่ 1 รายงาน 31 มีนาคม
    งวดที่ 2 รายงาน 30 มิถุนายน
    งวดที่ 3 รายงาน 20 กันยายน
รับผิดชอบในการจัดทำโปรแกรมสินทรัพย์ เพื่อนำยอดมูลค่าสุทธิส่งให้งานการเงินและบัญชี จัดทำงบการเงิน
รับผิดชอบ การจัดทำประกาศ ขึ้น เว็บ กรมบัญชีกลาง หรือ เว็บ Gprocument.go.th ในการจัดซื้อ จัดจ้าง โดยวิธีสอบราคา โดยตั้งแต่ร่างประกาศ ถึง ขั้นตอนวาง PO เพื่อ ความโปร่งใส ตรวจสอบได้
ปัจจัยที่ทำให้งานสำเร็จ
1.ศึกษา จากระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ 2535 และที่แก้ไข ตลอดเวลา
2.ค้นหาและวิธีแก้ปัญหา จาก เว็บ กรมบัญชีกลาง เว็บกองคลัง กรมอนามัย
3.เปิดคู่มือ การทำงาน เช่น คู่มือจัดทำ SOP คู่มือการจัดทำ โปรแกรมสินทรัพย์ คู่มือการจัดทำ ประกาศ จัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ เว็บ Gprocurement.go.th
4.กรณีไม่เข้าใจในปัญหาที่เกิดขึ้น โทรศัพท์สอบถามจากฝ่ายพัสดุ จากกองคลัง กรมอนามัย และหน่วยงาน ต่าง ๆ
5.เรียนรู้ ด้วยตนเอง ใฝ่รู้ ใฝ่เรียน ไม่อายที่จะถามผู้รู้ และตั้งใจ ปฏิบัติงานจริง
 
คำถาม: ทพ.ทิพาพร เสถียรศักดิ์พงศ์ ถามถึง PO หมายถึงอะไร
    PO คือใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง ย่อมาจาก Purchase Order
    คุณน้ำผึ้ง และ ทพญ.ศันสณีถามต่อเรื่องความแตกต่างของการซื้อแต่ละวิธี ตกลงราคา คือ การเดินไปซื้อ / ซื้อทางโทรศัพท์
    สอบราคา คือ การจัดซื้อตั้งแต่ 100,000 บาท ขึ้นไปแต่ไม่เกิน 2 ล้านบาท
    วิธี ประกวดราคา และ e-auction คือ การจัดซื้อตั้งแต่ 2 ล้านบาท ขึ้นไป ตอ้งทำโดยวิธี e- auction ยกเว้นจะมีหนังสือจาก กระทรวงการคลัง ในการจัดซื้อบางกรณี ที่ไม่ต้องทำ e- auction แต่ปัจจุบันยังไม่มีหนังสือออกมาส่วนวิธีกรณี พิเศษ ศูนย์ได้จัดทำคือ การจ้างเหมาทำ ฟันปลอม และการขนย้ายยูนิตจากประเทศญี่ปุ่น
 
3.งานการเงินนำเสนอโดย นางรชยา วรรณมะกอก ขอบเขตของงานการเงิน หน้าที่ที่ต้องปฏิบัติอยู่เป็นประจำ
1.ตรวจสอบใบสำคัญต่างๆ สัญญายืมเงิน แนบเอกสารครบถ้วนถูกต้องตรงตามระเบียบก่อนเสนออนุมัติ การเบิกจ่าย
2.ดำเนินการเกี่ยวกับการเบิกจ่าย เงินเดือน ค่าจ้าง และ เงินอื่นในลักษณะเดียวกัน เงินงบกลาง ค่า รักษาพยาบาล ค่าศึกษาบุตร ค่าตอบแทนต่างๆ เงินทดรองราชการ และเงินนอกงบประมาณอื่นๆ
3.ควบคุมและติดตามการเบิกจ่ายเงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรรในแต่ละปีให้ใช้จ่ายได้ตามแผนที่กำหนด ไว้
4.นำเข้าข้อมูลและรายงานผลการเบิกจ่ายเงินงบประมาณแต่ละไตรมาสตามระบบ DOC ตามตัวชี้วัด สำคัญของกรมอนามัย ตามเกณฑ์ที่กรมอนามัยกำหนดไว้
การเพิ่มประสิทธิภาพของงานให้บรรลุเป้าหมายและปัจจัยสำคัญที่ทำให้งานประสบความสำเร็จ
1. เข้า Website ของกรมบัญชีกลางบ่อยๆ (www.cgd.go.th) เพื่อให้ทันเหตุการณ์อยู่เสมอ เนื่องจากระเบียบต่างๆ อาจมีเพิ่มขึ้น หรือเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม
2. หากไม่เข้าใจ หรืออ่านระเบียบแล้วไม่สามารถตีความได้ ต้องโทร.ถามกรมบัญชีกลาง ให้อธิบายหรือตอบข้อข้องใจให้ได้ชัดเจน
3. ต้องมีความอดทน หนักแน่น ใจเย็น รู้จักควบคุมอารมณ์
4. ต้องมีความรับผิดชอบ ละเอียด รอบคอบ ซื่อสัตย์ต่อตนเองและต่อหน้าที่การงาน
5. การศึกษาระเบียบที่ถูกต้อง แม่นยำ เพื่อให้ความรู้กับเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน ทำความเข้าใจในระเบียบต่างๆ ให้ถูกต้องตรงกันทั้งในส่วนของผู้เบิกและผู้ให้เบิกเพื่อลดความขัดแย้งที่จะเกิดขึ้น
ข้อเสนอแนะ :ไม่มี

4.งานบัญชีนำเสนอโดย นางวิศัลย์ศยา จิระประภาโชค
    การบัญชี (Accounting) คือ ขั้นตอนของระบบการรวบรวม การวิเคราะห์ และ การรายงานข้อมูลทางการเงิน บันทึกบัญชีโดยใช้หลักบัญชีคู่ คือการบันทึกบัญชี 2 ด้านด้วยการเดบิตและเครดิต
    - ใช้ระบบ Excell Loader และนำส่งข้อมูลผ่านเครือข่าย Intranet ที่ http://intranet.gfmisloader.go.th/  
    - สำหรับบัญชี รับ-นำส่งรายได้แผ่นดิน,เงินฝากคลัง ส่งข้อมูลผ่าน Web online https://webonlineintra.gfmis.go.th
    - เรียกดูรายงาน ทาง http://gfmisreport.mygfmis.com/
การนำเข้าข้อมูลGFMISผ่านExcell Loader
    Excell Loader คือ วิธีการปฏิบัติงานในระบบ GFMISของหน่วยงาน ซึ่งต้องบันทึกบัญชีในแบบเอกสารที่กำหนด แล้วจึงนำเอกสารที่บันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว Encrypt(การป้องกันการแก้ไข) ส่งเข้าระบบทาง http://intranet.gfmisloader.go.th โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งเข้าไปในระบบเครือข่ายที่ส่วนกลาง
    - ในวันถัดไปจึงสามารถดูรายงานประจำวันได้ เช่น รายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน รายงานสมุดรายวันทั่วไป เพื่อใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องของการนำเข้าข้อมูล
การส่งข้อมูลผ่าน Web online
    กรมบัญชีกลางและสำนักงานปลัดกระทรวงการคลัง ได้พัฒนาการทำงานของระบบ GFMIS ให้เกิดความสะดวกและคล่องตัวมากขึ้น โดยให้บันทึกข้อมูลผ่าน Web online เพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน 1.สามารถบันทึกรายการที่มีข้อจำกัด ซึ่งระบบExcell Loader ยังไม่รองรับกระบวนการ เช่น การยกเลิกหรือกลับรายการเมื่อบันทึกบัญชีผิดพลาด 2.การบันทึกเป็นการบันทึก แบบ online Real-time และสามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างเป็นปัจจุบัน
ปัจจัยความสำเร็จของงานบัญชี
    ความสำเร็จของงานบัญชี คือ รายงานการเงินถูกต้อง ครบถ้วน ทันเวลา สามารถแสดงถึงสถานะทางการเงินอย่างเป็นปัจจุบัน งานบัญชีถือเป็นกระบวนงานสุดท้าย ของการดำเนินงาน
1.ความสำเร็จเกิดขึ้นได้ เนื่องจากได้รับความร่วมมือจากทุกคน เป็นอย่างดี ที่ทำงานตามระบบ เช่น คลินิกส่งเงินถูกต้อง ตรงเวลา,จนท.ส่งใช้เงินยืมตามกำหนด,การเงินทำการเบิกและจ่ายถูกต้อง รวดเร็วส่งผลให้งบการเงินถูกต้อง
2.มีคอมพิวเตอร์/internet ที่พร้อมสำหรับการทำงาน เนื่องจากการบันทึกบัญชีตามเกณฑ์คงค้าง ต้องรับรู้รายการต่างๆ ณ วันที่เกิดรายการ
3.มีการจัดทำทะเบียนคุมบัญชีแยกประเภทเพื่อใช้ในการตรวจสอบยอดคงเหลือของบัญชีต่างๆ ในงบการเงินที่ได้จากระบบ GFMIS หากพบข้อผิดพลาด สามารถดำเนินการแก้ไขโดยทันที
4.มีการติดตาม,ศึกษาการเปลี่ยนแปลงของการจัดทำบัญชีในหนังสือเวียนจากกรม และเว็บไซต์กรมบัญชีกลาง
คำถาม : ทพญ.ศันสณี ถามถึง ข้อมูลที่ส่งไปโดย excel loder ถูกส่งไปที่ส่วนกลาง ส่วนกลางที่ได้กล่าวมาข้างต้นหมายถึงที่ใด
    1.ส่วนกลาง หมายถึง กรมบัญชีกลาง กรมนามัย สามารถเรียกดูรายงานของทุกศูนย์ เขต ได้แต่บุคคลภายนอกไม่สามารถเข้าถึงรายงานนี้ได้เนื่องจากไม่มีรหัสผ่าน
    2. หากส่งข้อมูลผิดพลาด จะทำอย่างไร แล้วส่งข้อมูลไปหรือไม่
ตอบ หากเราตรวจพบว่าผิดพลาด เราสามารถกลับรายการได้ ซึ่งเราสามารถตรวจสอบในรายงาน ประจำวันได้ จะตรวจสอบทุกวัน
    3.ส่วนใหญ่ กรมจะตรวจอะไร
ตอบ ส่วนใหญ่จะตรวจสอบความถูกต้องของงบการเงิน ดูยอดดุลของแต่ละบัญชีว่าถูกต้องหรือไม่ ซี่ง งานบัญชีได้จัดทำทะเบียนคุมเพื่อตรวจสอบ คุมบัญชีแยกประเภทเพื่อตรวจความถูกต้องของงบการเงินเป็นประจำอยู่แล้ว ปัจจุบันมีหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเช่น คลังจังหวัด กองคลัง กรมอนามัย ทำการตรวจสอบงบการเงินมากขึ้น
5.งานเขียน ร่าง พิมพ์ โต้ตอบหนังสือราชการ นำเสนอโดย นายนวพล โพธิป้อม
หน้าที่ความรับผิดชอบ
    - โดยได้รับคำสั่งให้ปฏิบัติงานในหน้าที่ เจ้าหน้าที่พัสดุ รับผิดชอบงานด้านลงบัญชีรับ-จ่ายพัสดุ, และลงทะเบียนรับ-จ่าย ควบคุมครุภัณฑ์ในหน่วยงาน
    - ปฏิบัติงานการเจ้าหน้าที่ (ด้านบุคลากร) ได้แก่ ช่วยงานหัวหน้าฝ่ายบริหารงานทั่วไป เช่น ลงประวัติการรับราชการของเจ้าหน้าที่, การพิจารณาความดีความชอบเลื่อนขั้นเงินเดือน และงานเครื่องราชฯ
    - งานด้านการเงิน รับผิดชอบการรับฝาก-เบิก เงิน และชำระหนี้ของหน่วยงาน
    - งานติดต่อ ประสานงาน กับหน่วยงานภายนอก
    - รับผิดชอบงานเกี่ยวกับการร่าง-เขียน-พิมพ์-โต้ตอบ หนังสือราชการ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
ในที่นี้ขอกล่าวถึงความสำเร็จในการร่าง-เขียน-พิมพ์-โต้ตอบหนังสือราชการ ซึ่งถือเป็นทักษะที่สำคัญอย่างหนึ่งของผู้ที่ปฏิบัติงานอยู่ในองค์กรของส่วนราชการ
หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
1.หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2.หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานภายนอกซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
3.หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
4.เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
5.เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับ รวมถึง เอกสารที่ประชาชนทั่วไปมีมาถึงส่วนราชการ และเจ้าหน้าที่รับไว้เป็นหลักฐานก็จัดว่าเป็นหนังสือราชการด้วย
    ดังนั้น การเขียนหนังสือราชการจึงมีความสำคัญในการทำงานในองค์กรของรัฐ ซึ่งปัจจุบันหนังสือราชการจะพิมพ์ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ได้ให้ส่วนราชการถือเป็นแนวทางปฏิบัติในการจัดทำหนังสือราชการและการพิมพ์ให้มีรูปแบบเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยให้ส่วนราชการใช้ตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์ และให้ใช้ตัวเลขไทย
ปัจจัยที่ทำให้งานร่าง-เขียน-พิมพ์-โต้ตอบ หนังสือราชการ ประสบความสำเร็จ
1.ศึกษา เรียนรู้ จากระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ อยู่เสมอ
2.ศึกษาจากหนังสือราชการที่ได้รับจากหน่วยงานภายนอกที่มีถึงองค์กรของเรา
3.รับฟังความเห็นจากผู้รู้ไม่ว่าจากในหน่วยงานหรือผู้รู้นอกหน่วยงาน
4.เข้ารับการอบรมการเขียนหนังสือราชการ เช่น จาก ม.ธรรมศาสตร์ ที่จัดขึ้น ณ โรงแรมเชียงใหม่ภูคำ อำเภอเมือง จังหวัดเชียงใหม่
5.การลอกเลียนแบบอย่างมีเทคนิค สังเกต ถาม และนำมาพัฒนา ปรับปรุง
6.อ่านเรื่องที่จะร่างให้เข้าใจก่อนจากนั้นลองพิมพ์สรุปจนเกิดความชำนาญ
7.ฝึกฝนวิธีร่างหนังสือราชการอยู่เสมอ
8.ศึกษาจากเว็บไซต์ของหน่วยงานอื่นๆ เช่น เว็บไซต์ของ อปท, กรมอนามัย สนง.ก.พ. และเว็บไซต์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อจดจำสำนวนนำมาพัฒนาปรับปรุง
 
คำถาม : ทพญ.ศันสณี ถามถึง สำนวนใดบ้างที่ ได้จากการศึกษามา คัดลอกมา
ตอบ : อย่างเช่น คำว่า "ดังนั้น” ได้มาจากสนง.จังหวัด ส่วนใหญ่จะใช้คำนี้ ถ้าเป็นหนังสือออกจากจังหวัด ใช้คำแบบกึ่งบังคับ ทั้งนี้ก็แล้วแต่เรื่องที่จะพิมพ์ ว่าควรใช้สำนวนใด
 
6.งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ นำเสนอโดย นางจรัสรัตน์ มุ่งงาม ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มี 3 ส่วนใหญ่
1.ฟังก์ชั่นงานผู้บริหาร
2. ฟังก์ชั่นงานสารบรรณกอง (สำหรับผู้ปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์)
3. ฟังก์ชั่นงานผู้ใช้ทั่วไป (สำหรับเจ้าหน้าที่ทุกท่าน)
ฟังก์ชั่นงานผู้บริหาร รับหนังสือ
1.หนังสือรอพิจารณา
2.หนังสือที่สั่งการแล้ว
3.หนังสือดำเนินการเสร็จสิ้น
4.หนังสือตีกลับ
5.ติดตามหนังสือ
ฟังก์ชั่นงานสารบรรณกอง
รับหนังสือ
1.ลงทะเบียนรับหนังสือ
2.หนังสือรอเสนอ
3.หนังสือรอลงทะเบียนรับ
4.หนังสือส่งเสนอแล้ว
ส่งหนังสือ
1.บันทึกและออกเลขหนังสือ
2.ติดตามหนังสือ
3.หนังสือกรมดำเนินการเสร็จสิ้น
4.พิมพ์ใบนำส่งเอกสาร
5.แก้ไขหนังสือดำเนินการส่งแล้ว
ฟังก์ชั่นงานผู้ใช้งานทั่วไป
หนังสือรอดำเนินการ
1. หนังสือใหม่
2. หนังสือรอรายงานผล
3. ติดตามหนังสือ
4. หนังสือเวียนทั้งกรม

การทำงานที่ประสบผลสำเร็จ
1.สามารถรับ-ส่งหนังสือทางสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ภายในหนึ่งวัน
2.ได้รับทราบความเคลื่อนไหวเกี่ยวกับหนังสือทางราชการอย่างรวดเร็ว สะดวก และทันต่อเหตุการณ์
3.ในกรณีที่มีเรื่องเร่งด่วน สามารถเสนอผู้บริหาร/หัวหน้างาน ได้ทันท่วงที และทันต่อเหตุการณ์
4.สามารถ ตรวจสอบ ค้นหาหลักฐาน ทางอิเล็กทรอนิกส์ย้อนหลังได้
ปัจจัยที่ให้งานสำเร็จ
1.ฝึกเรียนรู้ระบบงานด้วยตนเอง เพื่อให้เกิดทักษะในการทำงาน
2. เมื่อเกิดปัญหาในการทำงานเกี่ยวกับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ก็จะติดต่อสอบถามไปยังผู้ควบคุมระบบที่สำนักงานเลขานุการกรม จนทำให้งานสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
3. ลงมือปฏิบัติจริง จนเกิดความชำนาญ สามารถนำมาถ่ายทอดความรู้แก่บุคลากรในหน่วยงานของตนเอง ให้สามารถใช้งานได้
 
คำถาม :
1.คุณน้ำผึ้ง ถามถึง จดหมายอิเล็กทรอนิกที่เคยส่งไปแล้วว่าทำไมปลายทางไม่ได้รับ ถ้าเขาไม่เปิดดูทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ เราสามารถเห็นหรือไม่ว่าเขาไม่เปิด แล้วทางเราควรโทรไปบอกเขาหรือไม่
ตอบ : ทางปลายทางไม่ได้เปิดดูในกล่องหนังสือเวียนของแต่ละกอง เราสามารถเห็นได้ว่าทางปลายทางไม่ได้เปิดอ่านหนังสือที่เราส่งไป การแก้ปัญหาตอนนั้นก็คือได้ส่งจดหมาย EMS ตามไปทีหลัง
2.ทพญ.ศันสณี ถามว่า ตอนนี้ได้เริ่มส่งจดหมายทางอิเล็กทรอนิกส์หรือยัง
ตอบ : ตอนนี้เริ่มส่งจดหมายทางอิเล็คทรอนิคส์แล้ว การออกเลขหนังสือ ก็ใช้เลขทางอิเล็กทรอนิกส์แล้ว
 
6.งานยานพาหนะ นำเสนอโดย นายพิชิต สุขชัย งานยานพาหนะ
ปัจจัยที่ทำงานให้ประสบความสำเร็จ
    - มีน้ำใจและจิตบริการที่ดี
    - ตรงต่อเวลา
    - แต่งกายสะอาดเหมาะสม
    - พูดจาไพเราะ สุภาพ
    - การบริการอย่างเสมอภาค
    - มารยาทในการขับรถและการรักษากฎจราจร
    - ยานพาหนะอยู่ในสภาพที่พร้อมใช้งานและมีความสะอาด
ความหมายของ งานยานพาหนะ ได้กล่าวเป็นกลอน ดังนี้
ทำงานมา นานปี มีตำแหน่ง
หน้าที่แต่ง ตังไว้ ได้ขับรถ
ราชการ ส่งคนไป ได้หมดจด
ขับตามกฎ จราจร ก่อนปลอดภัย
        จึงได้เห็น รถยนต์ มีคนขับ
        คนยอมรับ ดูออก ทั้งนอกใน
        สะอาดดี นั่งเพลิน จำเริญใจ
        ดูแลให้ ไม่ขาดตก รกรุงรัง
การขับขี่ มีวินัย ใจตั้งมั่น
ไม่หุนหัน วู่วาม ตามใจสั่ง
ไม่พูดพั้ง อารมณ์เสีย ให้คนชัง
ใจต้องตั้ง มั่นคง ไม่หลงลืม
        รักษารถ ยนต์ให้ ไม่สูญหาย
        เครื่องยนต์ใช้ ได้ดี มีคนปลื้ม
        ใช้กฎเกณฑ์ การรักษา ถ้าจอดดื่ม
        อย่าหลงสืม รับผิดชอบ ตอบทันที
หากหลงลืม ดื่มกิน สิ้นสติ
ถูกตำหนิ เกิดเหตุ นั้นไม่ดี
เสียเวลา เสียคน จนหน้าที่
จึงขับขี่ รถให้ ปลอดภัยพาล
        ไม่เร่งรีบ รุดไป ให้คนเห็น
        อาจตกเป็น จำเลย ถึงสังขาร
        คึกคะนอง หลงผิด คิดว่างาน
        ราชการ ยิ่งใหญ่ เกินใครกัน
พลังงาน มีใช้ ให้ประหยัด
สนองรัฐ ได้ประโยชน์อย่างมหันต์
ถามทางก่อน หลงทาง สร้างสัมพันธ์
ไปด้วยกัน คู่คิด มิตรร่วมทาง
 
ข้อเสนอแนะ : ไม่มี
 
8.งานอาคารสถานที่ ,ธุรการ นำเสนอโดย นางสุรีย์ ขันยาว งานอาคารสถานที่
    ความหมาย เป็น งานการดูแลอาคารสถานที่ให้มีความสะอาดปลอดภัย มีบรรยากาศที่น่าใช้งาน มีความร่มรื่น สวยงาม เป็นระบบระเบียบ และ ตลอดจนการดูแลรักษาซ่อมแซมอาคาร ระบบอาคารให้สามารถ ใช้งานได้ตลอดเวลาตามความเหมาะสม หรือ ตามวัตถุประสงค์ของการใช้งานของอาคารสถานที่นั้นนั้น หากขาดการดู แลรักษาซ่อมบำรุงแล้ว อาคารสถานที่จะขาดกิจกรรม ขาดการใช้งานอย่างต่อเนื่อง และ เกิดการเสื่อม สภาพ ท้ายที่สุด คงไม่มีใครอยากจะมาใช้สถานที่ นั้น และกลายเป็นอาคารล้าง หรืออาคารที่ไม่มีมูลค่า
หน้าที่ความรับผิดชอบ งานธุรการ
    - อำนวยความสะดวกในการ ติดต่อประสานงานกับบุคคลภายนอก ภายใน ทางโทรศัพท์ โทรสาร
    - แจ้งเวียน ข้อมูลข่าวสาร หนังสือราชการให้กับบุคลากรภายในหน่วยงานได้รับทราบอย่างทั่วถึง
    - ลงทะเบียนรับ ส่ง หนังสือราชการภายนอก ตามระบบเอกสารและระบบอิเลคทรอนิกส์
    - ช่วยจัดเตรียมความพร้อมในการจัดงานประชุม อบรม สัมมนา เช่นจัดเอกสาร อาหารว่างเครื่องดื่ม ห้องประชุม
หน้าที่ความรับผิดชอบ งานอาคารสถานที่
    - เตรียมความพร้อม อุปกรณ์ในการพักอาศัย ห้องพักรับรอง หอพักให้ สามารถใช้งานได้ทันท่วงที
    - ดูแลความเรียบร้อยในห้องประชุม กรณีมีการจัดประชุม เยี่ยมชมหน่วยงาน เช่นโต๊ะ เก้าอี้ แจกันดอกไม้
    - รับผิดชอบกุญแจของทุกอาคาร ดูแลความเรียบร้อย ทุกอาคารตลอดจนบริเวณพื้นที่สำนักงาน
    - ควบคุม ดูแลการทำงานของพนักงานจ้างเหมาทำความสะอาด แนะนำให้ข้อเสนอแนะ ในการปฏิบัติงาน เพื่อเป็นประโยชน์ต่อทางราชการ
ปัจจัยที่ทำงานให้ประสบความสำเร็จ
    - มีประสบการณ์ในการทำงานมานาน
    - มีความพยายาม ตั้งใจทำงานที่ได้รับมอบหมาย มีความรับผิดชอบ
    - มีความสนใจ ศึกษาไขว้คว้า หาความรู้ เพื่อพัฒนางาน ปรับปรุงงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ
    - ยอมรับความเปลี่ยนแปลง พัฒนาตนเองให้ทันกับเทคโนโลยีใหม่ๆ เช่นการรับ- ส่งจดหมาย อิเลกทรอนิกส์ การติดต่อสื่อสารทางอีเมล์ การรับ- ส่งเอกสารทางโทรสาร
 
ข้อเสนอแนะ : ไม่มี

สิ่งที่ได้รับ
1.ทพญ.ศันสณี กล่าวชื่นชม การนำเสนอของฝ่ายบริหารทั่วไป แสดงให้เห็นถึงกระบวนงานที่ต่อเนื่องกัน และถามหัวหน้า ฝ่ายถึงว่า เตรียมตัวที่จะนำเสนอกันอย่างไร การทำงานเป็นทีมทำให้ผลงานออกมาดี ทำให้ในแต่ละฝ่ายเข้าใจกันดี ตอบ. อันดับแรกคุยกันในฝ่ายว่าแต่ละคนทำงานหลักอะไร แล้วเลือกหัวข้อการนำเสนอของแต่ละคน รวบรวมปัจจัยความสำเร็จของแต่ละคน หัวข้อที่ซ้ำกันก็จะไม่นำมานำเสนอ จะเลือกหัวข้อใหม่เพื่อนำมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน มีการประชุมกันบ่อยๆ แต่ไม่เป็นทางการ คุยกันเป็นระยะ ๆ
คุณน้ำผึ้งเสนอ การทำ KM เป็นแผนของหน่วยงาน ต้องทำต่อๆ ไปทุกปี
2.ทพ.วุฒิชัย ชุมพลกุล ชื่นชนในเรื่องของการนำเสนอ รูปแบบ น้ำเสียง ข้อความ ความชัดเจนของตัวหนังสือ ผิดได้แต่ไม่ใช่ปัญหา นำเสนอได้ดี คงไม่ใช่ครั้งแรกและครั้งสุดท้ายที่นำเสนอ ทุกระดับก็สามารถนำเสนอได้โดยรวมแล้วได้ผลงานที่ดี ชื่นชมในเรื่องของเทคนิค การใช้โปรแกรม ต่อไปคงต้องใช้ Open Sorch อาจจะสร้างใน office แต่เราไปเปิดใน Open Sorch แล้ว save as ก็ได้ แต่ต้องปรับนิดหน่อยคงไม่เหมือนกัน 100%
3.คุณจุมพล ชื่นชมเรื่องการเตรียมความพร้อมในการนำเสนอดี อยากให้ฝึกฝนบ่อยๆจะได้ร่วมงานกัน โดยรวมให้คะแนนผ่าน
4.ทพญ.ทิพาพร แต่ละคนนำเสนอดี โดยเฉพาะสไลต์สวย เสนอครั้งต่อไปแนะนำคนที่ใช้ 13Font ควรทดลองเปิดดูก่อนนำเสนอจริง
5.คุณสุพจน์ ชอบกลอนที่คุณพิชิตแต่ง แต่งเก่งมากสำหรับตนเองเข้า บางเรื่องอย่างเรื่องการเงินและ GFMIS ที่ตนเองไม่ค่อยรู้ ตอนนี้ก็พอจะได้รู้รายละเอียดเยอะขึ้น
6.คุณวิสเพ็ญ ได้ความรู้เกี่ยวกับงานบริหารเยอะขึ้น งานธรุการ พัสดุที่ตนเองไม่ค่อยรู้เรื่อง ส่วนใหญ่จะรู้แต่เรี่องส่งเสริมสุขภาพ งานวิชาการ
7.คุณภิญญาพัชญ์ ขอบคุณพี่ๆทุกคนที่ทำให้เข้าใจว่าบริหารมีแผนงาน มีระบบการทำงาน มีขั้นตอนการทำงานอย่างไร อยากจะชื่นชมว่า Power Point น่ารักมาก
8.คุณน้ำผึ้ง ส่วนตัวเองแล้วดีใจ ตัวเองรับผิดชอบงาน KM เป็นผลงานชิ้นหนึ่งต้องสรุปรวบรวมการดำเนินงานที่เกิดแล้วเป็นการจัดการความรู้ เป็นสิ่งที่ดีแล้ว ขอให้บริหารคิดมาเรื่อยๆที่ทุกเดือนต้องนำเสนอ
 
 
 
ผู้เผยแพร่/Publisher
ผู้เผยแพร่/Publisherกลุ่มพัฒนาความร่วมมือทันตสาธารณสุขระหว่างประเทศ
ที่อยู่/Address548 ถ.เชียงใหม่ลำพูน ต.หนองหอย อ.เมือง เชียงใหม่ 50000
E-Mailicohstaff@icoh.org
 
วันที่/Date
วันที่พิมพ์/Date18/03/2554
วันที่เผยแพร่/Issued18/03/2554
วันที่แก้ไขล่าสุด/Modified21/03/2554
 
ประเภท/Type กิจกรรมวิชาการ
วิทยานิพนธ์
ชื่อปริญญา
ระดับปริญญา
ภาควิชา
สถาบัน
 
ภาษา/Language tha (Thai)
URL
http://icoh.anamai.moph.go.th/thai/index.php?option=com_joomgallery&func=detail&id=3022&Itemid
http://icoh.anamai.moph.go.th/thai/images/stories/newdata/KM17_3_54/REC001.WAV
ไฟล์เอกสาร
KMฝ่ายบริหาร2.ppt - Presentation (1.89 Mb.)
สายบังคับบัญชา.ppt - Presentation (3.60 Mb.)
บัญญัติ 10 ประการ ของฝ่ายบริหารทั่วไป.ppt - Presentation (0.06 Mb.)
การพัฒนาสมรรถนะบุคลากรฝ่ายบริหารทั่วไปโดยใช้กระบวนการจัดการความรู้ เป็นเครื่องมือในการพัฒนา.doc - Word Peocessor (0.15 Mb.)

 
คะแนน: 0  จำนวนดาวโหลด 9,893 ครั้ง